W latach 2010-2011 korzystałem z aplikacji RememberTheMilk (RTM), która była dla mnie na tamte czasy idealna, gdyż wpasowywała się w moją ideologię pracy. Niestety, brakowało mi w niej jednej podstawowej rzeczy: układania zadań w kolejność według swojej potrzeby metodą przeciągania. Aplikacja miała co prawda parę sposobów sortowania zadań, ale czasami chciałem wykonać zadania nie chronologicznie lub nie zgodnie z hierarchią priorytetów. Oczywiście mogłem po prostu wybierać kolejne zadania ze środka listy, ale ja lubię sobie ustalić co robię po kolei, a potem „lecieć po liście”. Moja potrzeba może wydawać się głupia, ale brak opcji przeciągania wywoływało u mnie zgrzyt. W dodatku byłem użytkownikiem PRO płacącym 25 USD rocznie, więc oczekiwałem systemu spełniającego moje oczekiwania. Postanowiłem zobaczyć co oferują inne aplikacje do robienia checklist, ale żadna nie przypadła mi do gustu. Przeszedłem więc na papier.

System papierowy

W grudniu 2011 roku kupiłem sobie kalendarz Moleskine na rok 2012 i postanowiłem przejść na niego wraz z pierwszym stycznia. Po roku używania napisałem recenzję owego kalendarza stwierdzając, że choć jest genialny, to nie jest dla mnie. Po pierwsze, wciąż uważałem, że kalendarz Google jest dla mnie najlepszym rozwiązaniem jeżeli chodzi o dodawanie spotkań, gdyż można je dowolnie przesuwać bez przekreślania, zamazywania i przepisywania terminów. Niestety w ciągu tygodnia, połowa moich umówionych spotkań może się przesunąć lub zostać odwołana. Nie wspomnę już o funkcji przypomnienia, która uratowała mnie nie raz. Po drugie, czułem „tarcie” bo czasami nie wykorzystywałem w kalendarzu paru dni, a czasami chciałem napisać coś co nie mieściło się na jednej kartce z daną datą. Format kalendarza z określonym (skończonym) miejscem na każdy dzień jest albo niewykorzystany (ekologia!), albo ograniczający.

W kalendarzu stosowałem metodę zapisywania zadań Stephen’a Covey’a z popularnej książki „7 nawyków skutecznego działania”, ale w połowie roku 2012 poznałem ideologię Bullet Journal autorstwa Ryder’a Carroll’a, która wprowadzała fajne rozwiązania.

Na rok 2013 postanowiłem przejść z kalendarza na notes! Chciałem kupić jeden firmy Moleskine, ale nie znalazłem takiego jaki chciałem w sklepach stacjonarnych, a w Empiku znalazłem tanią podróbkę Basic+. Niestety, Chiński notes miał o wiele słabszej jakości papier, a po paru tygodniach intensywnego używania po prostu zaczął się rozpadać. Rozglądając się po Moleskine’ach moją uwagę przykuły produkty konkurencji. Notesy Leuchtturm1917 miały wszystkie udogodnienia Moleskine, takie jak twarda okładka, zaokrąglone rogi, kieszonka na końcu notesu, zakładka, ale również tak prostą a zarazem przydatną rzecz jak fabrycznie ponumerowane strony, które idealnie wpisują się w ideologię Bullet Journalowania.

Kupiłem notes z kropkami i go całego zapisałem. Później, kupiłem kolejny z pustymi kartkami, bo nie znalazłem egzemplarza z kropkowanymi. Fajnie było, ale w bieżącym roku znów zacząłem wyczuwać tarcie. Gdy zaczynasz mieć bardzo dużo zadań zaczynasz tęsknić za cyfrowymi listami zadań z możliwością sortowania lub innowacyjnych „inteligentnych listach” z RememberTheMilk. Fajnie jest wpisać w jakiś konkretny projekt „Kupić produkt X @konkretnysklep” i mieć świadomość, że owe zadanie będę mógł znaleźć na liście projektu, w liście „Zakupy” (bo zawiera frazę „kupić”) oraz pojawi się na moim telefonie, gdy będę w okolicach konkretnego sklepu (bo @konkretnysklep jest oznaczony na mapie i telefon pokazuje mi wszystkie zadania związane z lokalizacją w pobliżu której przebywam). Papier tego nie zrobi.

Dodatkowo zdarza mi się, że chcę coś zapisać w biegu lub w pociągu. Pisanie w takich warunkach długopisem w notesie jest praktycznie nie wykonalne, więc trzeba to zrobić na telefonie, a potem pamiętać przepisać. Tylko po co dublować takie rzeczy? Często przypomina mi się coś, gdy już zasypiam. By zapisać to w notesie, musiałbym wstać i zapalić światło, więc i takie rzeczy zapisywałem w komórce.

Reklama

Jest to dość ironiczne, bo jednym z powodów dla których przeszedłem z cyfrowych urządzeń na papier był problem związany z zapisywaniem wielu rzeczy na raz (nie wpiszesz szybko 6 zadań do komórki podczas spotkania) oraz negatywną niewerbalną komunikacją. Pisanie czegoś w notesie sugeruje, że robisz notatki, a siedząc na komórce tworzysz barierę i wysyłasz sygnał typu „włączyłem facebook’a bo mi się nudzi”, nawet jeżeli w rzeczywistości starasz się robić notatki ze spotkania. Uznałem jednak, że lepiej jest mieć scentralizowany system cyfrowy, a na spotkania iść z kartką lub notesem, bo system cyfrowy ma o wiele więcej zalet, niż system papierowy jeżeli o zarządzanie zadaniami chodzi, a po drugie podczas spotkania robisz notatki, które nie zawsze są zadaniami, a nawet jeżeli zadaniami są, to daleko im od konkretnego wpisu zgodnego z zasadą SMART. Warto więc sporządzić szybkie notatki na papierze podczas takich spotkań, a potem na spokojnie zebrać i wklepać wszystkie konkretne i użyteczne punkty do systemu cyfrowego. Czyli tak jak zrobiłby to David Allan, twórca systemu Getting Things Done. Strasznie dużo tych systemów, co nie?

Powrót do RememberTheMilk

Przejrzałem w tym roku niemal wszystkie aplikacje do robienia checklist dostępne na rynku i tak jak pod koniec roku 2011 nie znalazłem nic ciekawego. Zajrzałem więc na stronę RTM i ku mojemu zaskoczeniu okazało się, że w marcu bieżącego roku zespół RTM wypuścił nową wersję aplikacji, którą stworzyli od zera bazując na wszystkich prośbach i uwagach swoich użytkowników. Jedną z pożądanych funkcji jest możliwość układania zadań poprzez przeciąganie ich myszką. Dodatkowo cały interfejs zarówno Webowy jak i na Androida został odświeżony i wygląda po prostu super!

Nie zastanawiając się długo przeniosłem wszystkie zadania z różnych zakamarków swojego życia do systemu RTM i zrozumiałem, że ten mały zgrzyt z RTM sprzed paru lat był niczym w porównaniu z licznymi zgrzytami systemu papierowego. Oby jak najdłużej bez „tarcia”.